- Çalışma ortamınızı ve programınızı ayarlayın
İşler aniden değiştiğinde, acilen yanıt vermeniz ve planlarınızı yeniden düzenlemeniz beklenir. Aniden, çocuklarınız bugün yüz yüze derslere katılmayabilir ve evden öğrenirken gözetime ihtiyaçları olacaktır. Ayrıca, çalışma saatleri içinde kritik randevular planlamanız, hasta aile üyelerine bakmanız veya sosyal mesafeyi uygulamanız gerekebilir.
Sorumluluklarda ve önlemlerde öngörülemeyen değişimlere uyum sağlamak için çalışma ortamınızı ayarlamak, yanıt vermenin etkili bir yolu olabilir. Örneğin, kendiniz ve ekibiniz için uzaktan veya karma çalışma programları için pazarlık yapabilirsiniz. Ayrıca, herhangi bir yerden (uzaktan çalışan biri gibi) çalışabilme becerisine sahip olmak, çalışanların kişisel ve mesleki yükümlülüklerini strese sokmadan yerine getirmelerine yardımcı olur.
Çocuklara veya hasta sevdiklerinize bakacak birini bulma konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Uzaktan veya karma programlarla, doktor randevularını ve aile etkinliklerini üretkenliği kaybetmeden dengelemek daha kolay.
Birkaç saatliğine iş görevlerine odaklanın, kişisel sorumluluklarınızla ilgilenin ve ev ofisinize geri dönün. Muhtemelen, iş arkadaşlarınızdan çok fazla dikkatiniz dağılmadan daha az zamanda daha çok iş yaptığınızı göreceksiniz. Hibrit çalışma düzenlemeleriyle, ofis ve iş arkadaşlarınızla bağlantı hissini sürdüreceksiniz.
- Yeni zaman yönetimi stratejilerini deneyin
İster blok zamanlama, ister görevlerinizi öncelik sırasına koyma olsun, takviminizde bir tür zaman yönetimi uyguluyor olabilirsiniz. Ancak ortamınız daha kaotik hale geldiğinde, bazı tekniklerinizin de işe yaramadığını görebilirsiniz. Örneğin, Eisenhower Matrisi, önceliklerin sürekli değiştiği senaryolar için geçerli olmayacaktır.
Her şey tek bir günde acil bir görev haline gelebilir. Neyin acil olduğunu ve neyin bekleyebileceğini belirlemek için yeterli bilginin olmadığı günler de olabilir.
Bilinen stratejilere güvenmek yerine fazlalıklar ve tekrarlar arayabilirsiniz. Farklı zaman yönetimi teknikleri, hangi görevle görevlendirildiğinize bakılmaksızın verimliliği artırmanıza yardımcı olabilir. Mesela, hangi görevleri tekrarladığınızı belirlemek için zamanınızı izlemeyi içeren yöntemler gibi.
Belki de aynı e-postaları müşterilere veya iş arkadaşlarınıza gönderiyorsunuzdur. Tekrarlama, zamanlama, içerik oluşturma veya toplantı gündemlerinde de olabilir. Yöneticiler ve deneyimli çalışanlar görevleri devretmediği veya başkalarını eğitmediği için üretkenlik kaybedilebilir. Tekrarı otomatikleştirmenin, fazlalığı ortadan kaldırmanın ve iş yüklerini dengelemenin yollarını oluşturabilirsiniz. Bu durumlar için üretkenlik protokolleri kurabilirsiniz.
- Acil durum planları yapın
Bir lider olarak, birden fazla çalışan aynı anda kapıdan çıkarsa nasıl tepki verirsiniz? Yoksa kritik bir rolü üstlenen veya yüksek profilli bir proje üzerinde çalışan birini mi kaybedersiniz? Devir, çalışanlar üzerinde hemen bir etkiye sahip olmaktır, çünkü birilerinin başkaları tarafından bırakılan boşlukları doldurması gerekir.
Bu boşlukları doldurmak, sorumlulukları geçici olarak yeniden dağıtmak ve iş yüklerini artırmak anlamına gelebilir. Ancak, pozisyonların yeniden yapılandırılmasını, daha fazla satıcının karışıma dahil edilmesini veya mevcut dış ortaklıklara daha fazla güvenmeyi de gerektirebilir. Geçici görev değişiklikleri veya kalıcı yeniden yapılanma meydana gelirse, bu değişiklikleri nasıl ilettiğiniz ve planladığınız, ilgili herkesin üretkenliğini etkileyecektir.
Ekibinizin herhangi bir üyesinde değişiklik yapmayın. Örneğin, bir çalışana artık her şeyin üstünde web sitesi yönetiminden sorumlu olduğunu söylemek verimli değildir. Birinin görevleri yerine getirecek becerilere sahip olduğunu düşünmeniz, yapabilecekleri anlamına gelmez ve şu anda görevlerle boğulmuş olabilir. Büyük olasılıkla, kendilerini hazırlıksız hissedecekler ve belki de ilk etapta kendilerine sorulmadığı için kırgın olacaklardır.
Çalışanınız, yeni bir dizi görevi yerine getirmeye veya bu yeni görevlerin gerektirdiği talepleri karşılamaya hazırlıksız da olabilir.
Uygun görünen personel sıkıntısı için gece gündüz çözümler uygulamak, daha fazla ciroya yol açabilir. Bu nedenle, iyi belgelenmiş ve iletilmiş bir acil durum teklifinde birkaç çözüm geliştirmek daha etkilidir. Ardından, her iki haftada bir bildirimde bulunamasanız da, her düzeyde bunun için plan yapabilirsiniz.
Hali hazırda ön saflardaki pozisyonlar için personelle iyi ilişkiler kurun. Ayrıca, liderlik rolleri için dahili ve harici haleflerden oluşan bir hat oluşturun. En önemlisi, acil durum personel planlarının arkasındaki nedenleri ve taktikleri iletin. Onlara attığınız her şeyi kucaklayacaklarını varsaymak yerine, adım atmaya istekli çalışanlardan katılım talep ettiğinizden emin olun.
Plan, plan, plan…
Belirsizlik sırasında üretkenliği korumak zordur, çünkü bilinmeyen genellikle düşüncelerinizi tüketir. Pek çok “eğer”in stresi kafa karışıklığına, konsantre olamamaya ve önceliklerin çelişmesine neden olabilir. Görevleri kararlılık ve verimlilikle yerine getirmek, etrafınızda bir kaos var gibi göründüğünde akışa devam etmek kadar basit değildir.
Ancak, çalışma ortamlarını ve çizelgeleri ayarlayarak, yeni zaman yönetimi stratejileri deneyerek ve beklenmedik durum planları yaparak kontrolü yeniden sağlayabilirsiniz. Bu yöntemlerin hayata geçirilmesi, belirsizlikler karşısında verimliliğin kabul edilebilir seviyelerde tutulmasına yardımcı olacaktır. Sürekli değişim sırasında meydana gelen değişimler her zaman tahmin edilebilir olmasa da, tepki verme biçimleriniz aynı olabilir.