Muhtemelen üzerinde çok fazla düşünmemişsinizdir. Ancak paylaşılan bir takvim, hem evde hem de işte verimliliği ve iletişimi artırabilir. Neden mi? Takviminizi iş arkadaşlarınız, aileniz ve hatta müşterilerinizle paylaşmak düzenli kalmanıza yardımcı olur. Ek bir fayda olarak, daha üretken olmanızı sağlar ve birçok küçük hatanın oluşmasını önler.
Paylaşılan takvimler doğru kullanıldığında olağanüstü sonuçlar doğurabilir. Bununla birlikte, takviminizi daha iyi anlamalısınız. Bu nedenle, burada paylaşılan takvimi optimize etmek için bazı ipuçlarına göz atalım.
Paylaşılan Takvim nedir?
İş arkadaşlarınız, aileniz veya yakın arkadaşlarınız gibi bir grupla paylaştığınızda takviminiz paylaşılan bir takvim haline gelir. Amaca bağlı olarak, birkaç takvim oluşturabilir ve bunları farklı kişilerle paylaşabilirsiniz.
Örnek olarak, iş arkadaşlarınızın görevlerinin takip edilebilmesi için bir ekip takvimi oluşturabilirsiniz. Doğum günü partileri, aile toplantıları veya okul etkinlikleri gibi durumlardan haberdar olmak için kişisel takviminizi ailenizle de paylaşabilirsiniz. Ayrıca, paylaşılan takvimdeki etkinlikleri ve randevuları düzenlemelerine/
Neden Takviminizi Paylaşmanız Gerekiyor?
İnsanlar çeşitli nedenlerle takvimlerini paylaşırlar. Bunlar, çocuklarının ders dışı aktivitelerini ve yaklaşan doktor randevularını takip etmeyi veya bir ekip projesinin ilerleyişini takip etmeyi içerir.
Hibrit çalışma modelleri daha popüler hale geldikçe, daha fazla insan sanal olarak çalışıyor. Hatta 2022 itibarıyla ABD çalışanlarının %26'sı uzaktan çalışıyor. Sonuç olarak, insanların birbirleriyle iletişim halinde olmaları giderek daha önemli hale geldi. Aynı zamanda, çoğumuzun farklı lokasyonlarda çalışması nedeniyle, toplantı planlamak ve herkesin programını takip etmek giderek zorlaşıyor.
Paylaşılan Takvim Kullanmanın Yararları
Paylaşılan takvimlere herhangi bir cihazdan, herhangi bir yerden erişilebilir.
Dizüstü bilgisayarınızın olup olmaması önemli değil. Başka bir laptop veya tabletten giriş yaparak online takviminiz üzerinden randevularınızı kontrol edebilir, görev ekleyip çıkarabilir ve ekibinizi yönetebilirsiniz. Ayrıca, mevcut çok sayıda takvim uygulaması sayesinde, takviminize doğrudan akıllı telefonunuzdan da erişebilirsiniz.
Sonuç olarak, toplantılara veya ev ile iş arasında taşınacak daha az şey olacaktır. Daha da güzeli, bir toplantıdaki herkes bir sonrakini ayarlayabilir ve onu telefonlarıyla senkronize edebilir.
Paylaşılan takviminizi özelleştirebilirsiniz
Angela Ruth bir makalesinde “Hangi takvim aracını kullanırsanız kullanın, bir düzeyde özelleştirme sunarlar” diye yazıyor. “Bu nedenle, takviminizi özel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde değiştirebilirsiniz.” Örneğin, Google Takvim’i kullanarak görünümü hafta, ay veya ajanda olarak değiştirebilirsiniz.
Renkleri, başlığı ve görüntülenmesini istediğiniz öğeleri değiştirmek de mümkündür. Birden fazla iş yeriniz veya müşteriniz varsa ya da birden fazla projeyi yönetiyorsanız, bu durum sizin düzenli olmanıza yardımcı olabilir.
Ek olarak, her takvime benzersiz bir ad vererek onları tanımlamayı kolaylaştırabilirsiniz.
Angela, “Takvim davetlerindeki en önemli sorunlardan biri konu satırlarıdır” diye ekliyor. “Kesin bir konu satırına sahip olmak için daha fazla çaba gösterin.”
Takvimleri ekibinizle paylaşabilirsiniz
Paylaşılan bir ekip takvimi ile iş yüklerini, görevleri, teslim tarihlerini ve kilometre taşlarını yönetmek kolay ve hızlıdır. Ekibinizin üyeleri eklenebilir veya çıkarılabilir, görevler atanabilir ve atanmayan görevler yönetilebilir.
Ayrıca, yetkinliğine göre her kullanıcı için erişim hakları düzeyini farklılaştırabilirsiniz. Sonuç olarak, bazı ekip üyeleri, belirli bilgileri görmek için takvimi ve atanan görevleri açabilirken, diğerleri görevleri düzenleyebilir ve ekleyebilir.
Çalışanlarınız kendi programlarını görüntülemenin yanı sıra iş arkadaşlarının programlarını da görebilirler. Ayrıca, bir görev atandığında veya düzenlendiğinde bildirim alabilirsiniz.
Ödevlerinizin dengeli olmasını sağlar
Takvimleri paylaşmanın en iyi yanı nedir? Görevlerinizi takım arkadaşlarınızınkilerle dengelerler. Ayrıca, çalışanlarınızın takvimlerini görüntüleyebilir ve uygunlukları ile yükümlülükleri hakkında daha iyi fikir edinebilirsiniz. Bunu yaparak, randevularınızı ve görevlerinizi daha etkili bir şekilde planlayabilirsiniz.
Ayrıca takvimlerini inceleyerek ne tür müşterilerle görüştüklerini ve ne tür işler yaptıklarını öğrenebilirsiniz. Sonuç olarak, projelerinizi daha iyi planlayabileceksiniz.
Hem kısa, hem de uzun vadeli vizyon sahibi olabilirsiniz
Bir takvim planlarken, her seferinde bir ayı planlamak yaygın bir durumdur. Bu doğru olsa da, bir güne veya haftaya ayrıntılı olarak bakmanın gerekli olduğu zamanlar da vardır.
Takvimlerin çoğu, günlük ajandalar, haftalık programlar, aylık ajandalar ve üç aylık zaman çizelgeleri gibi birden çok görünüm sunar. Bu görünümleri kullanarak, her ekip üyesinin günlük iş yükünü görebilir ve ayrıca projeye bir bütün olarak genel bir bakış elde edebilirsiniz.
FOMO’yu asla deneyimlemeyeceksin
Bir aile yemeğini veya bir arkadaşınızın doğum günü partisini unuttuktan sonra hiç kendinizi kötü hissettiniz mi? Daha da kötüsü, bu ciddi bir FOMO vakasına neden oldu mu?
Paylaşılan bir takvim sayesinde hatırlatıcılar alacağınız için bu tür durumların önüne geçilir. Ayrıca, ihtiyacınız olduğunda, unutsanız bile bildirimler görünecektir.
Randevu ayarlamanın yanı sıra, LCV’ler de alabilirsiniz. Bir çevrimiçi takvim uygulaması aracılığıyla birden çok kişiyi bir toplantıya davet ederseniz yanıt isteyebilirsiniz.
Yinelenen toplantılar veya randevular ayarlayın
Max Palmer, önceki bir makalesinde, “Kendini tekrar eden toplantılarınız olduğunda ortalık karışabilir” diye yazıyor. “Takvim yazılımıyla, yinelenen bir randevuyu kolaylıkla ayarlayabilirsiniz.”
Gelecekte, ekip artık aylık güncellemeleri son dakikada tartışmayacak. Bir randevu tekrarlandığında, kalan günler, haftalar veya aylar otomatik olarak doldurulacaktır. Ek bir avantaj olarak bu, çifte rezervasyon yapmanız gibi takvim çakışmalarını önler.
Daha az yeniden planlama
Toplantı planlamak sadece verimsiz değil, aynı zamanda çok rahatsız edici bir durum olabilir. Ne de olsa, ortalama olarak, şirket çalışanları toplantılara hazırlanmak ve toplantılara katılmak için haftada dört saat harcıyorlar. Üstelik, profesyonellerin %71'i her hafta verimsiz ve iptal edilen toplantılar nedeniyle zaman kaybediyor.
Takvimler paylaşıldığında, bir toplantıyı yeniden planlama olasılığı azalır, bu da size zaman ve para kazandırır.
Diğer çevrimiçi proje yönetimi ve takvim araçlarıyla kolayca entegre olur
Bulut proje yönetimi araçlarını ve çevrimiçi paylaşılabilir takvimleri entegre etme yeteneği, birçok kişinin farklı araçlar kullanması nedeniyle çok önemli bir özelliktir. Örnek olarak, Google Takvim ve Microsoft Takvim dahil olmak üzere çeşitli başka takvimlerle bağlanabilir.
Sürpriz yok
Tüm ekip üyeleriniz aynı takvimde olacak, böylece tüm planlamanız tek bir yerde olacağı için sürpriz olmayacak. Herkes aynı takvimde olduğunda, çatışmaları önceden belirlemek ve buna göre planlamak da daha kolay olacaktır.
Örneğin, uzun bir tatile çıkmak veya başka önceliklere sahip olmak, herkesle bir proje üzerinde çalışırken çok streslidir ve birden içlerinden biri mola vermek için mükemmel bir zaman olduğuna karar verir. Projelerin zamanında teslim edilmesini sağlamak için net bir öngörüye sahip olmalısınız.
İstihbarat
Çevrimiçi takvimleri kullanarak ekip üyelerinizi düzenleyebilir, yönetebilir, görevleri daha hızlı ve kolay bir şekilde planlayabilirsiniz. Ayrıca, zamanı/mesafeyi konumlar arasında otomatik olarak yönlendirerek, bir ekibin bir görevi tamamlamasının ne kadar süreceğini tahmin ederek vb. daha verimli olmanıza yardımcı olurlar.
Takviminizi Paylaşmanın Farklı Yolları Nelerdir?
Takviminizi paylaşabileceğiniz çeşitli yollar ve senaryolar vardır. Bir takvim oluşturup ona etkinlikler eklediğinizde, onu herkese açık hale getirebilir ve farklı kullanıcılara farklı izinler verebilirsiniz. Boş ve meşgul programları görüntülemeye ek olarak, önceden eklenmiş etkinlikleri görüntüleyebilir ve düzenleyebilirler.
URL paylaşımı
Benzersiz bir URL atanan her takvim için HTML biçimleri mevcuttur. Takviminizi paylaşmak istediğinizde, URL’nizi arkadaşlarınıza, iş arkadaşlarınıza veya şirket içindeki gruplara göndererek onların içe aktarıp takvimlerine eklemelerini sağlayabilirsiniz.
Herkese açık URL paylaşımı
Genel bir takvim kullanarak takviminizi daha geniş bir grupla paylaşabilirsiniz. Yalnızca Serbest/Meşgul bilgilerini görüntüle veya Etkinlik ayrıntılarını görüntüle seçeneği, başkalarının takvim bilgilerinize erişmesini kısıtlamanıza olanak tanır. Genel bir takvim başkaları tarafından düzenlenemez veya değiştirilemez.
Özel URL paylaşımı
Herkes görüntüleyebileceği için takviminizi her zaman herkese açık yapmak istemeyebilirsiniz. Özel URL’yi paylaşarak, takviminize erişebilecek kişi sayısını sınırlayabilirsiniz.
Belirli kişilerle paylaşma
Alternatif olarak, iş arkadaşlarınıza veya herhangi bir gruba takviminizi paylaşmaları için davetiye gönderebilirsiniz. Daveti kabul edip abone oldukları anda takviminize erişebilecekler. Günlük aktivitelerinizi yönetebilmesi için takviminizi asistanınızla paylaşmanız gerektiğinde, bu özellikle yardımcı olur.
Takvimi yerleştir
İnsanların sizden randevu alabilmesi ya da program yapabilmesi için takviminizi web sitenize yerleştirmeniz gerekebilir. Takvim ayrıntılarında, takvimi gömmek için HTML kodunu bulacaksınız. Gömme kodunu web sitenizin HTML koduna gömebilirsiniz ve takvim wikilerinizde, bloglarınızda, e-posta imzanızda ve web sitelerinizde görünecektir.