Toplantılar etkili bir şekilde yapıldığında, kuruluşlar için önemli bir varlık olabilir. Daha iyi kararların alındığı, hedeflerin hizalandığı, çatışmaların çözüldüğü ve ekip üyelerinin ne kadar önemli olduklarını anladıkları yerlerdir. Ancak yanlış yapıldığında verimsiz olup, ciddi bir zaman ve para kaybına yol açarlar.
Toplantılarınızın etkili, üretken ve kaynak israfı olmadığından emin olmak için, kolayca önleyebileceğiniz 8 toplantı hatası var. Bunlara beraber göz atalım;
'
- Gündemin net bir amacı yoktur
'
Toplantılarınız ne kadar çok yapıya sahipse o kadar verimli olur. Bu hiç akıllıca değil gibi görünüyor değil mi? Mesele şu ki, birçok kişi toplantıları için bir gündem oluşturmaktan vazgeçiyor. İster bir telefon görüşmesi isterse yüz yüze görüşme olsun, her zaman temel bir gündem belirlemek önemlidir.
Bir toplantı için net bir amacınız yok mu? Bu, toplantının gereksiz olduğuna dair bir kırmızı bayrak. Gündem, toplantının tüm akışını belirleyecek, bu nedenle net harekete geçirici mesajlarla ilgili noktalara bağlı kalmaya çalışmak işin en doğrusu.
'
- Katılım eksikliği
'
Toplantıların üretken olması için, her yetkilinin katılımını sağlamanız gerekir. Bu mümkün değilse, büyük bir zaman ve iş kaybı olur.
Herkesten görüşlerini dile getirmelerini ve endişelerini paylaşmalarını isteyerek bunu kolayca teşvik edebilirsiniz. Eğer toplantıda sessiz kalan kişiler varsa onlara ulaşın ve konuşkan kişilerin sohbete hakim olmasına izin vermek yerine onlardan duygu ve düşüncelerini paylaşmalarını isteyin.
'
- Zamanında başlamıyor veya bitmiyor
'
Vakit nakittir. Bu nedenle, tüm toplantılarınız için tanımlanmış bir başlangıç ve bitiş zamanı belirleyerek herkesin zamanına değer verdiğinizden emin olun.
Örneğin, toplantının 14:00'de başlayıp 14:30'da bitmesi gerekiyorsa, toplantı tam olarak o saatte başlar ve biter. İstisna yok. Bir konuşma uzuyorsa, oraya bir virgül koyun ve bir sonraki toplantı için kaydedin.
'
- Belirlenmiş bir kolaylaştırıcı yoktur
'
Toplantıdan sorumlu biri yoksa o zaman kolayca yoldan çıkılabilir, olay farklı konulara yol alabilir. Gündeme bağlı kalmak yerine, insanlar o sırada alakalı olmayan konuları tartışmaya başlar.
Konu dışı konuşmaların azaltılmasını, tartışmaların olumlu, odaklı kalmasını ve takip görevlerinin atanmasını sağlamak için toplantıyı kolaylaştıracak birini atayın.
'
- Çok fazla dikkat dağıtıcı davranış
'
Igloo Software tarafından yapılan bir araştırmaya göre, insanlar toplantılar sırasında dikkat dağıtıcı şeylere sahip oluyorlar. Arama yapma (yüzde 51), yan konuşmalar (yüzde 47) ve yeme-içme (yüzde 22).
Dikkatlerin dağılmasını önleyecek birkaç basit yol var. Herkesten telefonlarını kapatmasını veya en azından bildirimleri kapatmasını isteyin. Ayrıca, konuşmacı sözünü bitirdikten sonra insanlara yorumları veya endişelerini kaydetmelerini hatırlatın. Ve toplantıda yiyecek veya içecek varsa, toplantı yerine mola sırasında tüketmeyi düşünün.
'
- Çok fazla insanı davet etmek
'
Genel araştırmalara göre, verimsiz toplantılarda ayda ortalama 31 saat boşa harcanıyor. O zaman daha önemli projelere ve çalışmalara harcansa o kurum için faydasını kestirmek çok güç olmaz.
Bu sayıyı azaltmanın en kolay yollarından biri, yalnızca girişimlerine ve hedeflerine ulaşmak için gerekli kişileri davet etmektir. Örneğin, yaklaşan bir sosyal medya kampanyasını tartışmak için bir toplantı planladıysanız, yalnızca aşağıdaki rollerden sorumlu ekip üyelerini davet etmelisiniz; sosyal medya yöneticisi, içerik yaratıcısı, içerik küratörü, topluluk yöneticisi, sosyal medya izleyicisi, etkileyici ve reklamcı.
'
- Teknolojiyi doğru kullanamamak
'
Teknoloji, ekranı, videoları ve PowerPoint’leri paylaşmamıza olanak tanır. Ama onları düzgün bir şekilde görüntüleyemezseniz işe yaramazlar. Toplantıdan önce teknik sorunları ele aldığınızdan emin olun. Bu yüzden erken gelmeli ve teknolojinin çalışır durumda olduğundan emin olmalısınız. Ancak, değilse, toplantıyı onsuz tamamlayabileceğinizden emin olun.
'
- Görev vermemek ve takip etmek
'
Her katılımcı, tam olarak neye ihtiyaç duyulduğunu bilerek bir toplantıdan ayrılmalıdır. Bu sanırım, Steve Jobs’un “Doğrudan Sorumlu Kişiler” dediği şey.
İnsanlara görev ve sorumluluklar atayarak, onlardan ne beklendiğine dair kısa ve öz anlayışlar ortaya koyarak üretkenlik artacak, hedeflere ulaşmak çok daha kolay olacaktır.
