Bir önceki yazımızda ilk bölümünü aktardığımız ‘Zaman Yönetimi’ başlıklı yazımıza kaldığımız yerden devam ediyoruz.
24 ulaşılabilir olmayın
Kimseyi hayal kırıklığına uğratmak istemediğinizi biliyorum ama Warren Buffet’ın dediği gibi, “Hayatta gündeminizi başkalarının belirlemesine izin veremezsiniz.”
Daha büyük bir “evet” al
Stephen Covey bir keresinde şöyle demişti: “En yüksek önceliklerinizin ne olduğuna karar vermeli ve diğer şeylere ‘hayır’ diyebilmek için hoş, gülümseyerek ve özür dilemeden hep aynı cesarete sahip olmalısınız. Bunu yapmanın yolu, içinde yanan daha büyük bir ‘evet’ yaratmaktır.”
Başka bir deyişle, bir meslektaşınıza yardım etmek veya bir müşteriden gelen bir soruyu yanıtlamak için yaptığınız şeyi hemen durduramazsınız. Ayrıca her toplantıyı ve sosyal daveti kabul edemezsiniz. Ve en önemlisi, aramalara, metinlere veya e-postalara yanıt vermek için 7/24 online olamazsınız.
Preston Ni MSBA, Psychology Today’de şunu öneriyor: “Gün planlayıcınızda, toplantılar, konferanslar ve diğer randevular gibi belirli bir zamanda belirli bir yerde olmayı başkalarına adadığınız tüm zamanları engelleyin.
“Tepki” modundan kaçının
JE Wilson Advisors’ın Kurucusu James E.Wilson, “Hayatınızda, bir sonraki gün hatta bir sonraki haftaya karşı bazı kararların kesinlikle anında verilmesi gereken tüm zamanları düşünün” diyor. “Çoğumuz için bu durumlar nispeten nadirdir. Sürekli ‘tepki modunda’ olursak, bakışımıza giren her şey ‘acil’ gibi görünecektir.
Otomatikleştirin veya dış kaynak kullanın
Örneğin, potansiyel bir müşteriden gelen bir e-postayı alın. Kaba olmanıza ve onları görmezden gelmenize gerek yok. Yalnızca fiyatlarınızı veya sağladığınız hizmetleri soruyorlarsa, e-postalarına en kısa sürede yanıt vermeniz gerekmez. Vaktiniz olduğunda onlara geri dönün. Burası, ses seçeneklerinin ve yapay zekanın sizi ve işinizi kurtarmaya yardımcı olabileceği yerlerden biridir.
Başka bir seçenek, bu daha az acil görevlerin bazılarını otomatikleştirmek veya dışarıdan temin etmek olabilir. Müşterinin e-postalarını aldığınızı bilmesini ve ertesi gün veya iki gün içinde yanıt vermesini sağlayan bir e-posta otomatik yanıtlayıcı kullanabilirsiniz. Bu iletişimleri yürütmek için bir sanal asistan da tutabilirsiniz.
Önceliklerinizi planlayın, ancak kendinize ihtiyacınız olandan daha fazla zaman ayırın
Günün en önemli görevlerine göz atıyorsunuz. Onları gerçekten takviminize planladıysanız, listenizden çıkarma ihtimalinizin daha yüksek olacağını düşünüyor musunuz? Ben yaparım. Engellenmedikleri için belirli görevleri kaç kez yapamadığımı söyleyemem. Aslında araştırmalar, görevleri planlandıklarında tamamlama ihtimalimizin daha yüksek olduğunu bulmuştur.
Bu görevleri gerçekten bitirmek için yeterli zaman ayırdınız mı?
Yazmaya ilk başladığımda, her makaleyi yazmak için iki saatimi ayırırdım. Bazen sadece bir saatimi aldı, bu da bir sonraki görevime dalmak veya bazı idari görevler üzerinde çalışmak için zamanım olduğu anlamına geliyordu. Ancak, aşina olmadığım bir şey yazmak zorunda kaldığımda çok daha uzun sürdü. Bu, günümün geri kalanını boşa çıkardı. Şimdi daha fazla zamanı engelliyorum.
Sen de aynısını yapabilirsin. Diyelim ki yeni bir uygulama veya yazılım parçası kullanıyorsunuz. O kadar aşina olmadığınız için kendinize denemek için fazladan zaman verin. Günün geri kalanını yakalamaya çalışmaktan sonra biraz daha fazla zamana sahip olmak daha iyidir.
Çoklu görev her zaman çalışmaz
Çoklu görevden kaçınılmalıdır, çünkü görevler ve zihniyetler arasında geçiş yapmak daha fazla zaman alır. Bu yüzden daha fazla hata yapıyorsun, görevlere tam olarak dikkat etmiyorsun. Aynı anda birden fazla yükümlülüğü yerine getirdiğinizde stres seviyeniz arttıkça, beyninizin biliş ve duygulardan sorumlu bölümlerine zarar verir ve hafızanızı etkiler.
Daha da kötüsü, çoklu görev yaratıcı düşünceyi de azaltabilir
Çoklu görevin çözümü “önceliklendirmeye odaklanmaktır. Ardından, ikinciye geçmeden önce en önemli öğeyi yapın. Bu şekilde tüm dikkatinizi eldeki göreve verirsiniz, yani daha hızlı tamamlarsınız.”
Kaygı duygularını tahmin edin ve yönetin
Eski klinik psikolog Alice Boyes , “Pek çok önemli görev, yanlış gidebilecek şeyler hakkında düşünmeye tahammül etmeyi içerir ki bu endişe uyandırır” diye yazıyor. Bunun yerine iradenizi güçlendirmeye ve bir kriz yönetimi planı geliştirmeye çalışın.
Boyes, “Görevler felaketleri düşünmeyi içermese bile, gelecekte büyük getiri potansiyeline sahip olanlar genellikle kaygıyı tolere etmeyi içerir.”
“Önemli ancak potansiyel olarak kaygı uyandıran görevler”in bazı genel örnekleri, büyük bir proje üzerinde çalışmak veya yeni insanlarla tanışmak gibi görevler olabilir.”
Boyes, “Genel olarak konuşursak, önemli şeyler üzerinde çalışmak genellikle rahatsız edici duygulara tahammül etmek için iyi becerilere sahip olmayı gerektirir,” diye açıklıyor. “İşte kişisel bir örnek: Benden daha iyi olan yazarların eserlerini okumak, becerilerimi geliştirmek için faydalıdır, ancak kıskançlığı ve sosyal karşılaştırmayı tetikler. Bir deneyimi duygusal olarak zorlaştıran belirli duyguları tanımak ve etiketlemek, bu duyguları azaltmak için temel ama etkili bir adımdır.”
“Düşüncelerinizi ve duygularınızı yönetmek için birinci sınıf becerilere sahipseniz, psikolojik rahatlık alanınızın dışına çıkmayı içeren hedefleri daha iyi takip edebileceksiniz.”
Daha azı her zaman daha fazladır
İster işte ister evde olsun, hayattaki en önemli şeylere odaklanmak, kendinizi sadece az sayıda rastgele şeyle sınırlamaktır.
Greg McKeown “Essentialism: The Disiplinli Pursuit of Less;
“Özcülüğün yolu, varsayılan olarak değil, tasarımla yaşamak demektir. Tepkisel olarak seçimler yapmak yerine, Özcü, hayati bir azınlığı önemsiz çoğunluktan kasıtlı olarak ayırır, gerekli olmayanları ortadan kaldırır ve ardından temel şeylerin açık ve pürüzsüz geçişi olması için engelleri kaldırır. Başka bir deyişle, Özcülük, en yüksek katkı noktamızın nerede olduğunu belirlemek için disiplinli, sistematik bir yaklaşımdır ve ardından bu şeylerin yürütülmesini neredeyse zahmetsiz hale getirir.
Çok fazla şey olduğunda, sürekli görevler arasında zıplarsın ve kendini çok ince yayarsın. Sonunda, hem üretkenliğiniz hem de iş kaliteniz düşer.
Her seferinde önemli bir göreve odaklanmaya çalışın ve kendinizi fazla zorlamayı bırakın. En iyi kişisel çıkarınız ister kendiniz, ister şirketiniz, ister aileniz olsun başarılı olmak için bir denge bulmanız gerekir. Diğer her şey bekleyebilir.
