Her sabah uyanıp, egzersiz veya okumak gibi rutininize başlarsınız. Rutininiz yavaşlarken, yapılacaklar listenize, takviminize göz atarsınız. Rahatlatıcı ve üretken sabahınız sona erdi. Ve gününüz başlamadan önce zaten gerginsiniz. Çoğumuzun yapılacaklar listesi var. Ve bunun için iyi bir sebepte var. Yapılacaklar listeleri, yapılması gerekenler konusunda netlik sağlar, eylemlerinize öncelik verir, planlamaya yardımcı olur ve daha düzenli hissetmenizi sağlayabilir. Ne yazık ki, en başarılı ve üretken kişiler yapılacaklar listelerine bel bağlamazlar. Bunun yerine, takvimlerinin kendilerine sahip olmasına izin verirler. Yukarıda belirtildiği gibi, yapılacaklar listelerinin bazı avantajları vardır. Bununla birlikte, çoğu insan sonunda yapılacaklar listelerinden bunalır ve hüsrana uğrar. Çünkü sürekli yapılması gereken her şeye bakıyoruz. Dahası, sürekli olarak listelerimize öğeler ekliyoruz, ancak onları azaltmıyoruz. Ve çoğumuz listedeki öğelere nasıl öncelik vereceğimizden tam olarak emin değiliz. Yapılacaklar listesi zamanı hesaba katmaz Önümüzde uzun bir liste olduğunda, hızlı bir şekilde yapılabilecek öğelerin üstünü çizme eğilimindeyiz. Bu, daha zorlu görevleri yarım bırakır. Yapılacaklar listesindeki öğelerin %41'inin asla tamamlanmamasına şaşmamalı. Seçim paradoksu Barry Schwartz, seçeneklerin sayısı arttıkça olumsuz duyguların da arttığını buldu. Bunun nedeni fırsat maliyetinin artmasıdır. Sheena Iyengar ise, beynimizin bunalmadan önce sadece yedi maddeyi idare edebildiğini keşfetti. Heterojen öncelik Çoğu yapılacaklar listesi, değişen önceliklere sahip öğeler içerir. Bu, “A” öncelikleriyle ilgilenme ve “C” önceliklerini ihmal etme eğiliminde olduğumuz anlamına gelir. Örneğin, aracınızın bakımı genellikle bir “C” önceliğidir, ta ki bozulana kadar. Ancak, “A” önceliği olsaydı, bu, bozulma olasılığını azaltırdı. Başka bir deyişle, neyin acil ve önemli olduğunu ayırt etmezler. Zeigarnik etkisi Psikolojide bu, tamamlanmamış görevleri tamamlanmış olanlardan daha fazla hatırladığımız bir olgudur. Sonuç olarak, bitmemiş işler hakkında daha fazla kontrolsüz düşüncelerimiz var. Bu, neden bir e-postaya yanıt verdiyseniz veya ocağı kapattıysanız endişelenerek gecenin bir yarısında uyandığınızı açıklar. Bu, strese, hatta kalp hastalığı ve uykusuzluk gibi sağlık koşullarına da yol açar. Taahhüt cihazlarının eksikliği Bu, bir eylemi takip etmek için yerine koyduğunuz bir şeydir. Örneğin, aylık yerine yıllık spor salonu üyeliğine kaydolmak. Ya da evde vakit geçirmemek için ofiste erken ayrılmak. Yapılacaklar listeleri, önemli görevler yerine keyifli görevlere öncelik vermek arasında ayrım yapmanıza yardımcı olmaz. Takvim ve yapılacaklar listesi Kevin Kruse, üretkenlik ve zaman yönetimi konusunda 200 kişiden fazla milyarder, girişimci, sporcu ve birinci sınıf öğrenciyle röportaj yaptı. Kruse, Forbes’ta “Tüm araştırmalarımda sürekli ortaya çıkan tutarlı bir tema var” diye yazıyor. “Üstün üretken insanlar bir yapılacaklar listesinden çalışmazlar, ancak takvimleriyle yaşar ve çalışırlar.” Girişimci ve New York Times’ın en çok satan yazarlarından Dave Kerpen Kruse, “Takvimimde yoksa, yapılmayacak. Ama benim takvimimde varsa, yapılır” diyor. Diğer bir girişimci Chris Ducker’da buna benzer sözleri tekrarlıyor. “Her şeyi programıma koydum. Bu kadar. Günlük olarak yaptığım her şey programıma ekleniyor. 30 dakikalık sosyal medya, programa göre. 45 dakikalık e-posta yönetimi, programa göre. Sanal ekibime yetişmek, programa göre… Sonuç olarak, planlanmazsa tamamlanmaz.” Bu aslında çok mantıklı. Sonuçta hayatımız zamana göre şekilleniyor. Son teslim tarihleri, randevular, seyahat tahminleri ve çevrimiçi sipariş ettiğiniz bir şeyin ne kadar sürede ulaşacağı. Hepsi hayatımızı oluşturan zaman birimleridir. Görevlerin aksine zamana odaklandığımızda, etkisiz yapılacaklar listelerini bir takvimle değiştirebiliyoruz. Bunu yaptığınızda, takvimler zamanı merkezi hale getirdiği için günde bir saat odaklanmış olmanın gücünden yararlanabileceksiniz. Başka bir deyişle, zaman sınırlı olduğundan onu boşa harcamamak için daha çok motive oluyoruz. Toplantılar, yapılacaklar veya hatırlatıcılar olsun, takviminizde olduklarında daha değerli olurlar. Takvimlerin yapılacaklar listelerinden daha etkili olmasının birkaç nedeni daha var. Takvimler davranışlarınızı değiştirebilir. Sağlıklı alışkanlıklar geliştirmeye başlamak istiyorsanız, takviminiz bunu başarabilir. Örneğin, günde 30 dakika okumak veya egzersiz yapmak istiyorsanız, bunları takviminize eklemek sizi daha tutarlı hale getirecektir. İstediğiniz bir eylemi tamamladığınızda, onu takviminizden çıkarırsınız. Sonunda bir zinciriniz olur ve onu kırmamak için motive olursunuz. Hedeflere ulaşmak için takviminizi kullanabilirsiniz. İşinizi büyütmek veya kilo vermek istediğiniz de not etmeniz gereken bir şey var. Spesifik olmak ve son teslim tarihlerine sahip olmak başka şeyler. 10 yeni müşteri edinmek istiyorsanız, takviminizde bu hedefe ulaşmak için gereken her görev için bir son tarih belirlemelisiniz. Takviminiz, görevleri ve hatırlatıcıları hatırlamanıza yardımcı olma konusunda daha iyidir. Birçok görevi hatırlamak yerine, bir müşteriyle ne zaman buluşacağınız veya bir faturanın ne zaman geleceği gibi bu öğeleri size hatırlatabilir. Sizi yolda tutmanın etkili bir yolu. Takvimler, zamanlamayı çocuk oyuncağı haline getirir. Yapılacaklar listenize “Genel Md. Yrd. ile tanış”ı eklediğinizi varsayalım. Hala onunla iletişime geçmeniz ve ardından herkes bir tarih ve saat üzerinde anlaşana kadar iletişim alışverişinde bulunmanız gerekiyor. Onunla takviminizi paylaştıysanız, o kişi müsaitlik durumunuzu görebilir, ona uygun bir tarih ve saat seçebilir. Yapılacaklar listenizi bir Takvime dönüştürmek. Takviminizin yapılacaklar listelerinize sahip olmaya başlamasına hazır mısınız? İşte başlamanız için birkaç işaret. İlk olarak, önceliklerinizi belirlemek ve planlamak istiyorsunuz. Bunun için, yapılacaklar listenizde ne olduğuna bakarak başlamanız daha mantıklı bir tercih. Ardından, “Kendinize her bir görevin hedeflerinizi, başarı vizyonunuzu gerçekleştirmenize nasıl katkıda bulunup bulunmadığını sorun. O gerçekten yapılması gereken mi?” Bu bir öncelikse, sizin tarafınızdan yapılması gerekiyor mu? “Bunlardan herhangi birinin cevabı hayır ise, bu öğeler atılabilir, devredilebilir veya listenizden çıkarılabilir.” “Sonra, yapılacaklar listenizi oluşturun. Hepsini yapmak için zamandan daha fazlasının olduğunu kabul ettiğinizde, bu aslında özgürleştirici bir kavramdır. Bu farkındalık sizi, muhtemelen asla tamamlayamayacağınız daha düşük öncelikli öğeler olduğunu kabul etmeye zorlar. Gereksiz olanları silin, yapılmayacaklar listenize ekleyin ve onları bırakmayı taahhüt edin. Yeni görevler açılır penceresi, dahil edilme kriterlerinizi karşılayıp karşılamadıklarını belirler. Listeniz budandıktan ve önceliklendirildikten sonra, her bir görevin tamamlanmasının ne kadar süreceğini tahmin edin. Bu biraz deneme yanılma gerektirecektir, ancak fikir şu ki, gün boyunca bir dizi bloğunuz olduğunda daha fazlasını yapabilirsiniz. Takviminizde varsayılan 60 dakika yerine 15 veya 30 dakikalık bloklar kullanmanız önerilir. Her bloktan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlamak için benzer görevleri bir araya toplayın. Toplu işlem, görevleri belirli gruplar halinde düzenlediğiniz bir üretkenlik biçimidir. Başka bir deyişle, benzer görevler için takvimde zaman ayırıyorsunuz. Bu, çoklu görevleri önler, yapı sağlar, stresi azaltır ve daha fazlasını yapmanızı garanti eder. Sadece önce hayatınızdaki en önemli şeyleri zaman bloke ettiğinizi unutmayın. Bundan sonra, devam edin ve her şeyi gerçekten yapılacak şekilde planlayın.