Başarılı bir proje yöneticisinin zaman yönetimi konusunda nelere dikkat ettiğini anlattığım yazımın ikinci bölümünü sunuyorum.
Açık ve proaktif bir şekilde iletişim kurarlar
İletişim, çoğu çatışmayı önleme ve gözden kaçan, önemli hale gelen birkaç çatışmayı çözme gücüne sahiptir. Bu nedenle etkili proje yöneticileri mümkün olduğunca açık ve proaktif bir şekilde iletişim kurmayı hedef haline getirirler. Proje yönetim platformlarında görevler oluştururken, kişilerle toplantılar düzenlerken veya müşterilerden gelen talepleri iletirken, belirsizliklerden veya olası kafa karışıklıklarından kaçınmak için çalışmalarını titizlikle kontrol ederler. Ayrıca etkilerini azaltmak için olası sorunları mümkün olduğunca çabuk ele alırlar.
Titiz ve ayrıntılı zaman tahminleri kullanırlar
Mükemmel zaman yönetimi becerilerine sahip proje yöneticileri çok ayrıntılı, maddeler halinde zaman tahminleri kullanırlar. Bir müşteriye belirli bir projenin bir ay süreceğini söylediklerinde, bu rakam tahmini bir rakam değildir ve anında doğaçlama da değildir. Projenin her bir bileşeni için zaman tahminleri yaparlar ve bunları bir araya getirirler. Bu, daha doğru zaman tahminlerine yol açar ve herhangi bir bileşen ters giderse üstün güncelleme sağlar.
Toplantıları odaklanmış ve sıkı tutarlar
Toplantılar önemli olabilir, ancak sıklıkla verimsizdir ve kaliteli proje yöneticileri bunu iyi bilir. Toplantıları tamamen ortadan kaldıramazsınız, ancak onları çok daha odaklı ve çok daha sıkı hale getirebilirsiniz. Genellikle bu, yalnızca toplantıya gerçekten önemli olan kişileri davet etmek, toplantıyı mümkün olduğunca kısa tutmak ve toplantının amaçlanan rotasından sapmaması için sıkı bir gündem uygulamak anlamına gelir.
Gecikmeleri erken fark ederler ve bunlara çözüm üretirler
En iyi proje yöneticileri bile beklenmedik gecikmelerle karşı karşıya kalır. İyi zaman yöneticileri, gecikmeleri erken fark edip bunların etrafından dolaşmanın yollarını bularak kendilerini farklılaştırırlar. Gecikmeleri doğrudan müşterilere iletirler ve diğer alanlardaki eksiklikleri telafi etmek için ellerinden geleni yaparlar. Ayrıca, birincil zaman tabanlı hedeflerin artık ulaşılabilir olmadığı ortaya çıktığında uzlaşmalar bulmaya istekli olabilirler.
Ne zaman ve nasıl yetki devredeceklerini bilirler
Proje yöneticileri, tartışmasız, profesyonel delege edicilerdir. Yine de, gerektiğinde sorumlulukları etkili bir şekilde delege edebilmeleri önemlidir. Tedbirli zaman yöneticileri, ne zaman devreye girip bir şeyi halletmenin uygun olduğunu bilirler. İşi devralması için başka birini çağırmanın uygun olduğu zamanı da bilirler. Ayrıca, iş yükünü paylaşmak için bir asistan veya ortak tutmanın zamanının geldiğini de iyi bilirler.
Bireysel güçlü ve zayıf yönleri tanırlar
Bir proje yöneticisi olarak, bireysel güçlü ve zayıf yönlerinizi tanıyarak zamanınızı çok daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. Görevleri onları tamamlama konusunda en yetenekli kişilere atamak ve zaman tahminlerinizi ekibinizin yeteneklerine göre ayarlamak, kilometre taşlarınıza tutarlı bir şekilde ulaşmak için çok önemlidir.
Şapkalarını kolayca değiştirebilirler
Gün boyunca şapkalarınızı etkisiz bir şekilde değiştirdiğinizde zaman kaybetmeniz kolaydır. Bir departmandan diğerine atlamak zihinsel olarak yorucu ve kafa karıştırıcı olabilir. Ancak, en iyi proje yöneticilerinin burada kaybı en aza indirmek için teknikleri vardır. Her departmanla etkileşimleriniz hakkında ayrıntılı notlar tutmak, farklı amaçlar için farklı iletişim kanalları kullanmak ve mümkün olduğunda zamanınızı proaktif bir şekilde segmentlere ayırmak buna yardımcı olabilir.
Sırlarını başkalarıyla paylaşırlar
Son olarak, mükemmel proje yöneticilerinin zaman yönetimi sırlarını diğer insanlarla paylaşmaya da istekli olduklarını kabul etmeliyiz. Sonuçta, proje yöneticileri, koordine ettikleri ekipler zaman yönetiminde etkili olmadıkça, kendileri de bu konuda etkili olamazlar. Proje yönetimi ortamı ne kadar işbirlikçi olursa ve ekip üyeleri birbirlerinden ne kadar çok şey öğrenebilirse o kadar iyi olur.
İster son derece etkili bir proje yöneticisi olmaya çalışıyor olun, ister sadece kendi mesleğiniz için daha iyi zaman yönetimi stratejileri keşfetmek istiyor olun, bu maddeler size ihtiyacınız olan bilgileri ve yönü sağlayabilir. Bu stratejileri benimsemekten ve bunları kendi kişisel yönetim tarzınıza göre ayarlamaktan çekinmeyin. Ya da, zaman yönetimi sanatına yaklaşımınızı mükemmelleştirmek için bunları kendi taktiklerinizle birlikte kullanmayı düşünün.
