Proje yöneticilerinin idare etmesi gereken birçok görev vardır ve projeleri zamanında tamamlamak için olağanüstü zaman yönetimi becerilerinden sorumludurlar. Buna göre, en önemli sorumluluklarından biri zamanlarını etkili bir şekilde yönetmektir, böylece en önemli önceliklerini karşılayabilir ve tüm teslim tarihlerine uyabilirler.
Peki başarılı proje yöneticileri neyi farklı yapar? Ve siz bu durumu onlardan nasıl öğrenebilirsiniz?
Proje yöneticilerinin değeri
Proje yöneticileri, web geliştirme projeleri de dahil olmak üzere çok çeşitli projeler için vazgeçilmezdir. Genellikle, belirli bir dizi hedefe ulaşmak için çeşitli kişilerle birlikte çalışmaları gerekir.
Örneğin, bir web projesinin geliştirilmesinde proje yöneticisi genellikle müşteriler, tasarımcılar, geliştiriciler ve test uzmanlarıyla birlikte çalışır.
Proje yöneticisi, birkaç hafta boyunca genel projenin yolunda gitmesini, her kilometre taşının belirli bir zaman dilimi içinde ve kabul edilebilir bir kalite düzeyinde ulaşılmasını sağlamaktan sorumlu olacaktır.
Bir proje yöneticisinin ilginç niteliklerinden biri, zaman yönetiminden iki farklı kapasitede sorumlu olmalarıdır. Birincisi, kendi zamanlarını yönetmeleri gerekir. Proje yöneticilerinin tamamlamaları gereken bir dizi bireysel sorumlulukları, görevleri ve her gün sınırlı bir zamanları vardır, bu nedenle zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda ihtiyatlı olmaları gerekir. İkincisi, zamanlarını daha etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyan dış kaynakları ve diğer insanları yönetmeleri gerekir.
Açıkça, belirli bir proje bağlamındaki her birey kendi zamanını yönetmekten sorumlu olacaktır. Ancak proje yöneticileri, en üst düzeyde, zamanın doğru şekilde yönetilmesini sağlamak için kaynakları tahsis etmekten ve insanları koordine etmekten sorumludur.
Zaman yönetimi sırları
Doğru platformları kullanırlar
Proje yönetim platformları birçok farklılık gösterir ve bazıları diğerlerinden daha iyidir. Bunlar daha fazla özellik, daha iyi organizasyon araçları, daha akıcı bir akış ve daha sezgisel kullanılabilirlik sunar. Elbette burada bir miktar öznellik unsuru vardır; tüm proje yöneticileri iyi bir platformun ne olduğu konusunda hemfikir olmayacaktır. Ancak, etkili proje yöneticilerinin neredeyse hepsi bu merkezi gerçek kaynağını seçme konusunda seçici bir yapıya sahiptir.
Son teslim tarihlerini bağlam içinde anlarlar
Proje yöneticileri genellikle geriye doğru çalışmak, bir son tarihle başlamak ve o son tarih yaklaşırken zamanı nasıl yöneteceklerini hesaplamak zorundadır. Bunu etkili bir şekilde yapmanın en önemli stratejilerinden biri, son tarihleri bağlamda anlamaktır.
Örneğin, bir web sitesi için üç hafta içinde tasarım karşılaştırmaları üretmek bir son tarih olabilir, ancak buradaki bağlam, geliştiricilerin bu son tarihten hemen sonra kritik geliştirme süreçlerine başlamak için onaylanmış karşılaştırmalara ihtiyaç duyacaklarıdır. Bu, projenin ilerlemeye devam etmesi için tasarım karşılaştırması son tarihine uymanın önemli olduğu ve bu nedenle diğer, daha az önemli veya daha esnek son tarihlere göre daha yüksek önceliğe sahip olması gerekebileceği anlamına gelir.
Eleştirel düşünmenin bu yönü, proje yöneticilerinin üst düzey hedeflere ulaşma yolunda zamanı uygun şekilde yönetebilmeleri için hayati öneme sahiptir.
Öncelik hiyerarşilerini kullanırlar
Buna paralel olarak, çoğu proje yöneticisi, birbirleriyle doğrudan çatışan öncelikler arasında karar vermelerine yardımcı olmak için bir tür öncelik hiyerarşisi veya matrisi kullanır.
Örneğin, “Eisenhower matrisi” hem aciliyet hem de öneme dayalı öncelik seviyeleri belirleyebilen yaygın olarak kullanılan bir hiyerarşi matrisidir. Önemli olan, bir proje yöneticisinin öncelik seviyesini değerlendirmek için tutarlı bir yönteminin olmasıdır, böylece bunu birçok farklı bağlamda ve tekrarlanabilir bir şekilde kullanabilirler.
Tamamlanması gereken iki eşit derecede önemli görev olduğunda ve bunlardan yalnızca birini tamamlamak için yeterli zaman olduğunda, bu çerçeve proje yöneticilerinin birini diğerine tercih etmesine yardımcı olabilir.
Sorunları önceden tahmin ederler
Yönetilmesi ve yürütülmesi gereken yeterince karmaşık herhangi bir projede kaçınılmaz olarak sorunlar ortaya çıkar. Başarılı ve başarısız proje yöneticileri arasındaki fark, bu kaçınılmaz sorunlara nasıl yaklaştıklarındadır. İyi zaman yönetimi, yalnızca sorunlara zaman açısından verimli bir şekilde yanıt vermenizi değil, aynı zamanda bu sorunları önceden tahmin etmenizi ve böylece bunlara hazırlanmak için zamanınız olmasını ve bunları hesaba katmak için öngörüye sahip olmanızı gerektirir.
Basit bir örnek vermek gerekirse, yetenekli proje yöneticileri bazen bu arada ortaya çıkabilecek sorunları hesaba katmak için zaman çizelgesine birkaç gün daha eklerler.
En üst seviyeden başlarlar
Yönergeleri iletirken, proje yöneticileri en üst seviyeden başlar. Bir ekip olarak başarılı olmak adına, ekipteki her bireyin yaptığı şeyin bağlamını anlaması gerektiğini anlarlar. Bu, her bireysel ekip üyesinin projenin her yönü hakkında tam olarak eğitilmesi gerektiği anlamına gelmez, ancak projedeki rolleri ve bağlamları hakkında kapsamlı bir anlayışa sahip olmaları gerekir.
